Entrepreneur : S’organiser pour être plus efficace

Le nerf de la guerre quand on travaille seul.e, c’est l’organisation. Il y a des jours où la motivation est moindre, où les tâches à accomplir ont moins de sens et on a alors tendance à procrastiner. On fait en 4h ce qu’on aurait pu faire en 2. Cela peut faire naître un sentiment de désorganisation et de perte de temps qui n’est pas agréable. 

Dans le dernier article, on vous a donné quelques conseils pour bien démarrer l’année. Cette fois-ci, entrons dans le vif du sujet avec des conseils concrets sur comment bien s’organiser ! Pourquoi ? Avoir une meilleure organisation vous permettra de gagner en efficacité, d’avoir plus de temps libre et d’apaiser votre esprit ! 

Etape 1 : Définir des objectifs et des priorités

“Le vent et les vagues sont toujours favorables pour le bon navigateur” – Edward Gibbon

Pour bien faire, il faut déjà savoir quoi faire : la to-do list permet d’avoir une liste de tâches à faire pour une période précise. Elle permet de voir l’avancement du travail via un système de check ✅ au fur et à mesure que les tâches ont été accomplies. 

Mais comment bien définir cette liste ? Tout d’abord, séparez-la en plusieurs parties : liste des actions à faire dans la journée, puis des actions à faire sur un moyen/long terme et enfin liste des imprévus. 

Tout ce qui prend moins de 3 minutes peut être fait tout de suite. Ensuite la priorité revient aux actions du jour. Si celles-ci sont finies, on peut commencer à regarder les autres listes de tâches. Toujours se décider en fonction de l’urgence de la tâche et de son énergie du moment. 

N’hésitez pas à mélanger personnel et professionnel dans vos listes du jour. Tout ce qui n’est pas écrit reste dans votre tête et devient un élément perturbateur. Alors ajoutez les “courses à faire” et le “rendez-vous chez le dentiste à prendre” : vous aurez l’esprit plus tranquille et serez plus efficace. 

Comment rester concentré.e ? 

“Domine ton esprit ou il te dominera” – Horace

Depuis l’émergence des smartphones et des réseaux sociaux, nous arrivons de moins en moins à nous concentrer. Trop souvent dérangés par une notification ou un message, nous avons malheureusement tendance à leur donner la priorité. Si vous souhaitez démarrer une session de travail efficace sur une durée limitée, la meilleure chose à faire est de fermer tous les onglets inutiles de votre ordinateur et d’éloigner votre téléphone.

Une fois au calme, loin de toute tentation de distraction, suivez votre liste d’actions à réaliser en commençant par la plus urgente ou celle qui vous motive le plus. 

Il est intéressant de définir les moments où vous êtes le plus efficace : certains préfèrent fixer leurs réunions l’après-midi pour profiter de leur concentration du matin pour traiter les tâches administratives. Trouvez le rythme qui vous convient le mieux. 

Bien faire des pauses pour avancer plus vite

“Notre capacité à produire est directement proportionnelle à notre capacité à nous détendre” – David Allen

Prenez de vraies pauses et profitez-en pour bouger et vous décoller de l’écran. Allez aux toilettes, marchez un peu ou discutez avec un collègue… Déconnectez-vous 5 min ! Vous reprendrez plus sereinement et serez plus apte à vous plonger corps et âme dans votre prochaine action !

Petits tips pour mieux faire : 

• Définir en fin de journée votre to-do list du lendemain : cela permet d’attaquer directement le matin, quelque soit le niveau de motivation
• Éviter d’interrompre une tâche : Si votre tâche demande une forte concentration, ne répondez pas au téléphone ou ne lisez pas le mail que vous venez de recevoir. Vous aurez l’information une fois votre tâche terminée et serez plus apte à la traiter. 
• Notez le plus possible ce que vous avez en tête : de cet article à lire au rendez-vous à prendre, en passant par cet ami à rappeler… tout ce qui remplit votre espace mental vous empêche d’être serein pour aborder vos tâches à accomplir. A l’inverse, tout ce qui est écrit quelque part ne vous occupera plus l’esprit !